Contacten tussen ouders en school

Contacten ouders en school

Op school maken we onderscheid tussen de formele en informele communicatie. Formeel zijn de momenten waarop er structureel communicatie plaatsvindt tussen school en ouders. Dit is niet gericht op het individuele kind maar is algemeen van karakter.
Wij houden formeel contact met ouders door: 
 • een informatieavond aan het begin van het schooljaar, waarop we het werken binnen de klas aan de orde stellen; 
• de maandelijkse nieuwsbrief; 
• de schoolgids;
 • de website; 
• ouderbezoeken; eens per 4 jaar 
• contactavonden (2x per jaar); startgesprek in oktober/ rapportgesprek in februari 
• een ouderavond rond een thema; 
• een panelgesprek met ouders; 
• een vierjaarlijkse ouderenquête; 
• gesprekken met ouders rondom zorg voor leerlingen 
• het organiseren van diverse activiteiten; 
• de Parro-app 
• het ouderportaal van ons digitaal leerlingsysteem ParnasSys. 
 
Waar nodig wordt met de ouders ook telefonisch overleg gepleegd over de resultaten van hun kind. U kunt zelf ook contact opnemen met de leerkracht of de directie als u vragen of opmerkingen heeft. Na schooltijd is een leerkracht te bereiken via de schooltelefoon. U kunt een mail of app sturen om een afspraak te maken. Voor de ouderbezoeken geldt dat we het beleid hebben om ieder gezin minimaal eens per 4 jaar thuis te bezoeken: eenmaal in groep 1-4 en eenmaal in groep 5-8. De leerkracht neemt hierover contact op met de ouders. 
 
Naast de formele communicatie vindt er in onze school ook veel informele communicatie plaats tussen school en ouders. Daarbij denken we met name aan (op leerlingenniveau) alle communicatie die er spontaan plaatsvindt tussen leerkrachten en ouders op diverse momenten en diverse wijzen, gericht op het welbevinden van het kind. Dit kan zijn voor of na schooltijd, face-to-face, per mail, telefonisch, etc. Op beleidsniveau kan er gedacht worden aan het gesprek tussen ouders en de schoolleiding.

 

Richtlijnen communicatie 

Gesprek 

 Bij het delen van zorg verdient een gesprek altijd de voorkeur. Bij voortdurende zorg of toename van zorg is het wenselijk dat de intern begeleider aanschuift. Het is van belang dat tijdens het gesprek het doel, de verwachtingen en de kaders duidelijk aangegeven worden. Daarnaast is het wenselijk dat een gesprek ook evaluerend afgesloten wordt en indien nodig een vervolg krijgt. 
 

 • Telefonisch contact 

 Ouders kunnen collega’s telefonisch na voor of na schooltijd op school telefonisch bereiken. Alleen in uiterste noodgevallen mogen leerkrachten ’s avonds telefonisch benaderd worden. Wel is het mogelijk om (per mail/ Parro of mondeling) een belverzoek bij een leerkracht neer te leggen. 
 

 • Social media en whats-app

Het is niet de bedoeling dat er communicatie via social media of whats-app tussen ouders en leerkrachten plaatsvindt. Het is in het kader van de wet op de privacy niet de bedoeling dat er informatie of beeldmateriaal van leerkrachten en/ of leerlingen gedeeld wordt op social media. 
 

 • E-mail 

 Het is altijd mogelijk de leerkrachten een e-mail te sturen. E-mail is een prima instrument om iets zakelijks te delen. Het is echter niet het instrument om gevoelige zaken, emoties of ontevredenheid te delen. In dat geval kan er via de mail een (telefonisch) gesprek met de leerkracht aangevraagd worden. 
->  In het kader van de wet op de privacy gebruiken leerkrachten een schoolaccount. We gaan ervan uit dat per mail verstrekte vertrouwelijke informatie ook vertrouwelijk behandeld wordt. Na het versturen van een e-mail mag de andere partij binnen een redelijke termijn (enkele werkdagen) een eerste reactie verwachten. Er mag echter niet van uitgegaan worden dat een leerkracht voor schooltijd zijn of haar mailbox controleert. 
 

 • Ouderportaal 

Het ouderportaal is bedoeld als informatie voor de ouders, om de leerontwikkeling van hun kind(eren) te volgen. U kunt hierin de naw-gegevens van uw kind(eren) aanpassen. Wij gaan ervan uit dat ouders met een zekere regelmaat het ouderportaal bekijken. In de ouderportaal zijn de volgende zaken zichtbaar: 
 
Methodetoetsen en de toetsen van het leerlingvolgstysteem (CITO) 
- Individuele hulpplannen van de kinderen 
- Absenties van kinderen 
- Overdrachtsnotitie per kind 
- Gegevens van klasgenoten en leerkracht(en) 
 

 • Parro 

 -Parro is in eerste instantie bedoeld om vanuit school op groepsniveau een klein berichtje of een aantal foto’s spontaan te versturen. 
 - Parro wordt gebruikt voor het inroosteren van contactavonden en gespreksavonden. 
 -Parro wordt door school gebruikt voor mededelingen m.b.t. ziektevervanging of uitval van lessen. Het wordt dan ook gewaardeerd wanneer ouders ’s morgens voor de zekerheid op de Parro-app kijken, met name in een periode van griep. Als er ’s morgens berichten worden geplaatst, zullen ouders gebeld worden wanneer dit bericht niet is gelezen. 
 -Het is mogelijk voor ouders om onderling een parrogesprek te starten, bijvoorbeeld met het oog op het organiseren van feestjes etc. We vragen ouders hier beperkt en functioneel gebruik van te maken. 
 -Parro wordt functioneel ingezet. We vragen ouders zo min mogelijk te reageren op een schoolbericht. Dit om ‘vervuiling’ van Parro te voorkomen. 
 - Ouders kunnen de functie ‘parrogesprek starten met leerkracht’ gebruiken om een gesprek met leerkrachten te starten. We gaan er vanuit dat belangrijke informatie over het kind niet via de Parro-app gedeeld wordt met de leerkracht.